Privacy Statement Scouting Gendringen

Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), deze wetgeving ziet toe op het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Deze Europese wetgeving heeft ook invloed op Scouting Gendringen, aangezien wij de beschikking hebben over persoonsgegevens van onze leden. Hierbij valt te denken aan namen, adresgegevens, mailadressen en telefoonnummers.  Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan, daarom hebben wij binnen onze vereniging afspraken gemaakt om uw gegevens te beschermen, deze afspraken hebben wij neergelegd in een Privacy Statement.

Scouting Nederland

Wij sluiten voor dit privacy beleid in ieder geval aan bij het beleid van Scouting Nederland. Hiervoor verwijzen wij naar het Privacy Statement op de website van Scouting Nederland. 

Algemeen

Iedereen die vanuit zijn taak toegang heeft tot bepaalde persoonsgegevens heeft de verplichting tot geheimhouding. 

Als Scouting Gendringen vinden wij het belangrijk dat voorzichtig en zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan. Hier blijven wij aandacht aan geven en wij blijven onze leiding hierop wijzen. Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben over het privacy beleid kunt u deze bij de voorzitter of de secretaris van Scouting Gendringen neerleggen.

Specifieke onderdelen Scouting Gendringen

Aanmeldformulieren

Om lid te worden van onze vereniging dient u een aanmeldformulier in te vullen. Dit aanmeldformulier bevat gegevens op basis waarvan wij onze leden kunnen inschrijven. Dit gebeurt in de Scouts Online, het systeem van Scouting Nederland. Voor informatie hierover verwijzen wij u naar de website van Scouting Nederland. De formulieren kunt u digitaal via de website inzenden. Indien dit niet mogelijk is kunt u een papieren formulier invullen en inleveren bij de leiding. De leiding draagt er zorg voor dat het inschrijfformulier bij de ledenadministratie van Scouting Gendringen terechtkomt. Na inschrijving worden deze formulieren niet bewaard, alle gegevens worden in Scouts Online opgeslagen. Deze zijn alleen zichtbaar voor degene die te maken heeft met u als lid, zoals de leiding van de betreffende speltak. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf inzien met uw inloggegevens. De aanmeldformulieren worden binnen 1 maand vernietigd.

Scouts Online

U blijft binnen Scouts Online actief zolang u lid bent van onze vereniging. Bent u als vrijwilliger verbonden aan onze vereniging? Ook dan bewaren wij een aantal persoonsgegevens van u, zodat inzichtelijk is wie op welke wijze aan onze vereniging verbonden is en wij contact met u kunnen onderhouden. Op basis van deze gegevens ontvangt u bijvoorbeeld als vrijwilliger een uitnodiging voor het vrijwilligersfeest. U heeft zelf inzage in de gegevens binnen Scouts Online, u dient ook expliciet akkoord te gaan met het privacy beleid van Scouting Nederland. Indien u wilt dat wij deze gegevens verwijderen uit Scouts Online, kunt u dit melden bij de secretaris of de ledenadministratie. Zij zullen er zorg voor dragen dat u binnen een maand bent uitgeschreven en u hiervan een schriftelijke bevestiging ontvangt.

Inschrijfformulieren voor activiteiten

Deze formulieren bevatten alleen de hoognodige persoonsgegevens. Deze formulieren worden bewaard door de organisatie van de betreffende activiteit. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de betreffende activiteit waarvoor u zich heeft ingeschreven. Na deze activiteit worden deze gegevens direct vernietigd.

Gezondheidsformulieren

In beginsel maakt Scouting Gendringen geen gebruik van gezondheidsformulieren. Wel stellen wij er prijs op dat u de leiding van bijzondere zaken op de hoogte stelt ter veiligheid van uw kind, de andere leden en de leiding. Deze informatie zal beschikbaar worden gesteld aan de leiding van de betreffende speltak of de begeleider van de activiteit. Verder zal deze informatie niet worden gedeeld.

Ledenlijsten

Er worden geen hard-copy lijsten of kopieën opgeslagen buiten Scouts Online, tenzij dit nodig is. Indien de speltak bijvoorbeeld op kamp gaat zal voor eventuele noodgevallen een lijst met benodigde informatie worden meegenomen. Deze zal enkel voor het betreffende doel worden gebruikt en direct na de activiteit worden vernietigd.

Financiën

Voor de financiën van Scouting Gendringen gebruikt de penningmeester van de Stichting en de Vereniging een boekhoudsysteem. Deze is alleen inzichtelijk voor de penningmeester en bij de kascontrole ligt deze ter inzage voor de leden. De gegevens hierop zijn niet terug te leiden naar persoonsgegevens. Deze gegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen.

Beeldmateriaal / Foto’s

Deze zullen niet zonder ondubbelzinnige toestemming worden gemaakt en worden gedeeld binnen de vereniging. Op social media zal beeldmateriaal alleen na expliciete toestemming worden gedeeld. Op het aanmeldformulier kunt u aangeven of u hiervoor toestemming geeft. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

WhatsApp groepen

Onze speltakken maken veelal gebruik van WhatsApp groepen. Indien u hieraan wil deelnemen, geeft u dit aan bij de leiding van de betreffende speltak. Hiermee stemt u ook in dat uw telefoonnummer zichtbaar is voor de andere groepsleden. Zodra het lidmaatschap eindigt of u de toestemming expliciet intrekt, wordt u uit de WhatsApp groep verwijderd.

Maillijsten

Wij gebruiken voor gezamenlijke activiteiten of activiteiten per speltak ook maillijsten. Uw mailadres wordt niet verstrekt aan anderen, tenzij u hiertoe expliciete toestemming geeft voor bepaalde doeleinden. Groepsmails worden verzonden via de BCC optie, hierdoor zijn andere mailadressen niet voor anderen zichtbaar. De mailgegevens worden bewaard in Scouts Online en in de mailboxen van het Scouting Gendringen domein.

Nieuwsbrief

Bij het versturen van de nieuwsbrief gebruiken we de mailadressen die bekend zijn in Scoutsonline. Indien u geen prijs stelt op de nieuwsbrief kunt u dit door middel van een replaymail laten weten. U ontvangt dan geen nieuwsbrief meer. Wij verzenden ongeveer 1 a 2 keer in het jaar een nieuwsbrief met belangrijke zaken over Scouting Gendringen en de verschillende speltakken.

Verjaardag lijsten

Veel speltakken houden een verjaardag lijst bij. Dit is gewoon mogelijk, maar de opstelling van deze lijst is op een wijze waarop persoonsgegevens niet zijn te herleiden. Dit wil zeggen alleen een datum met een voornaam. Indien u dit toch niet wenst, geeft u aan de leiding door dat u van de verjaardag lijst wilt worden verwijderd. De leiding zal u binnen een maand bevestigen dat de verwijdering heeft plaatsgevonden. Indien u geen lid meer bent binnen de betreffende speltak, zullen de gegevens ook direct worden verwijderd. Deze lijst is alleen voor gebruik van de betreffende speltak en wordt niet openbaar gemaakt.

Verklaring omtrent Goed gedrag

Van onze leiding verwachten wij dat zij, via Scouting Gendringen, een verklaring van goed gedrag aanvragen. Hieraan dient de leiding mee te werken en de benodigde gegevens te verstrekken. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het aanvragen van de verklaring omtrent goed gedrag en zal niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Datalekken

Datalekken zullen gemeld worden volgens de procedure die Scouting Nederland hanteert. Hiervoor verwijzen wij naar de website van Scouting Nederland.

Wijzigingen privacy beleid

Scouting Gendringen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Je kunt dit privacy beleid raadplegen op de website van Scouting Gendringen.

“SponsorKliks,